Ψηφιακή κάρτα εργασίας στην εστίαση και πρόγραμμα βαρδιών

Η ψηφιακή κάρτα εργασίας (ΨΚΕ) καταγράφει σε πραγματικό χρόνο, στο σύστημα ΕΡΓΑΝΗ, πότε ξεκινά και πότε τελειώνει τη δουλειά κάθε εργαζόμενος. Στην εστίαση ισχύει πλήρως από την 1η Μαρτίου 2025, μετά από πιλοτική εφαρμογή που ξεκίνησε στις 11 Σεπτεμβρίου 2024. Το ίδιο ισχύει για τον τουρισμό (καταλύματα).

Στην πράξη αυτό σημαίνει δύο πράγματα για τον ιδιοκτήτη. Πρώτον, το ωράριο κάθε εργαζομένου δηλώνεται στην ΕΡΓΑΝΗ πριν ξεκινήσει η βάρδια. Δεύτερον, ο εργαζόμενος «χτυπάει κάρτα» στην αρχή και στο τέλος, και τα δύο πρέπει να ταιριάζουν. Το εύκολο κομμάτι είναι η εφαρμογή. Το δύσκολο είναι ένα πρόγραμμα βαρδιών που να ισχύει πραγματικά το Σάββατο βράδυ.

Η σελίδα είναι γενική ενημέρωση, όχι νομική συμβουλή. Η ψηφιακή κάρτα δηλώνεται μόνο στην ΕΡΓΑΝΗ, από τον εργοδότη ή τον λογιστή του. Επίσημη πηγή είναι ο Συνοπτικός Οδηγός του Υπουργείου Εργασίας (ενημέρωση 30.09.2026) και το psifiakikarta.gov.gr. Στοιχεία: Οκτώβριος 2026.

Ο έλεγχος που έρχεται Σάββατο βράδυ

Είναι εννιάμισι, η σάλα είναι γεμάτη. Μπαίνουν δύο ελεγκτές της Επιθεώρησης Εργασίας και ζητούν να δουν ποιος δουλεύει. Η Μαρία ήρθε στις έξι αντί για τις επτά, γιατί έλειπε ο Νίκος. Το είπατε προφορικά το μεσημέρι. Στην ΕΡΓΑΝΗ το ωράριό της γράφει ακόμα 19:00. Ο Νίκος, που έλειπε, εμφανίζεται δηλωμένος.

Τίποτα από αυτά δεν είναι κακή πρόθεση. Είναι η συνηθισμένη ζωή ενός μαγαζιού εστίασης: αλλαγές της τελευταίας στιγμής, σπαστά ωράρια, ένας που μένει μία ώρα παραπάνω γιατί ήρθε πούλμαν. Η ψηφιακή κάρτα όμως δεν διαβάζει προθέσεις. Διαβάζει αν αυτό που δηλώθηκε ταιριάζει με αυτό που χτύπησε.

Τι είναι η ψηφιακή κάρτα εργασίας και από πότε ισχύει

Η ψηφιακή κάρτα εργασίας θεσπίστηκε με τον ν. 4808/2021 (άρθρο 74) και εφαρμόζεται κλάδο με κλάδο, με υπουργικές αποφάσεις. Η αρχική απόφαση (Υ.Α. 49758/2022) αφορούσε τράπεζες και σούπερ μάρκετ. Η εστίαση και ο τουρισμός εντάχθηκαν με την Υ.Α. 44485/2024 (ΦΕΚ Β’ 5151/11.09.2024):

Ο οδηγός του υπουργείου το λέει έτσι: «Οι επιχειρήσεις που ανήκουν κατά κύρια δραστηριότητα στον κλάδο της εστίασης εντάχθηκαν πιλοτικά από 11.09.2024 και με πλήρη εφαρμογή από 01.03.2025.»

Οι ΚΑΔ 56.1 και 56.3 καλύπτουν εστιατόρια, ταβέρνες, σουβλατζίδικα, καφετέριες και μπαρ. Ο 56.2 καλύπτει catering και κυλικεία. Μερικοί υποκωδικοί εξαιρούνται. Αν δεν είσαι σίγουρος για τον δικό σου ΚΑΔ, ρώτα τον λογιστή σου.

Η ψηφιακή κάρτα αφορά την Ελλάδα. Στην Κύπρο δεν ισχύει το ελληνικό σύστημα ΕΡΓΑΝΗ.

Τι κάνει ο εργοδότης: δήλωση, χτύπημα, αλλαγές

1. Δηλώνεις το ωράριο πριν τη βάρδια

Για κάθε εργαζόμενο δηλώνεις στην ΕΡΓΑΝΗ την οργάνωση του χρόνου εργασίας του: ποιες μέρες και ποιες ώρες δουλεύει. Από προεπιλογή το σύστημα είναι προαναγγελτικό: κάθε αλλαγή δηλώνεται πριν συμβεί.

Από τον Ιούλιο του 2024 υπάρχει και το απολογιστικό σύστημα: οι αλλαγές και οι υπερωρίες καταχωρούνται εκ των υστέρων, έως το τέλος του επόμενου ημερολογιακού μήνα. Για να το έχεις, πρέπει να το επιλέξεις μέχρι την τελευταία μέρα του προηγούμενου μήνα, για τουλάχιστον έναν μήνα, και χρειάζεσαι πάντα έναν αρχικό προγραμματισμό. Για ένα μαγαζί με πολλές αλλαγές της τελευταίας στιγμής αξίζει να το συζητήσεις με τον λογιστή σου.

2. Ο εργαζόμενος χτυπάει κάρτα στην αρχή και στο τέλος

Κάθε εργαζόμενος καταγράφει την έναρξη και τη λήξη της εργασίας του. Αν δουλεύει σπαστό, τα χτυπήματα είναι τέσσερα: έναρξη και λήξη για κάθε κομμάτι της βάρδιας.

Ο εργοδότης πρέπει να διαβιβάζει κάθε χτύπημα στην ΕΡΓΑΝΗ με καθυστέρηση το πολύ 15 λεπτών. Αυτό είναι προθεσμία αποστολής, όχι περιθώριο ανοχής για να έρθει κάποιος αργότερα ή νωρίτερα από το δηλωμένο ωράριο.

Πώς χτυπάει στην πράξη: QR και Card Scanner

Ο εργαζόμενος βρίσκει την ατομική του ψηφιακή κάρτα, σε μορφή QR code, στην οθόνη «Κάρτα» της εφαρμογής myErgani στο κινητό του, ή την τυπώνει από το myErgani.gov.gr. Ο εργοδότης σκανάρει τον κωδικό με την εφαρμογή Ergani CardScanner σε ένα κινητό ή tablet του μαγαζιού (δες τον οδηγό για εργαζόμενους).

Υπάρχουν και άλλοι τρόποι υποβολής: φόρμα στην ΕΡΓΑΝΗ, αρχείο XML, σύνδεση μέσω API ή δικό σου σύστημα ωρολογίου που συνδέεται απευθείας. Αυτά τα στήνει συνήθως ο λογιστής ή ο προμηθευτής του συστήματος ωρολογίου.

Πρακτικά:

• Βάλε το κινητό ή το tablet με το Card Scanner σε σταθερό σημείο στην είσοδο του προσωπικού, όχι στον πάγκο της σάλας.
• Όρισε ποιος είναι υπεύθυνος βάρδιας για το σκανάρισμα όταν λείπεις εσύ.
• Μάθε στο προσωπικό πότε χτυπάει: στην έναρξη αφού ετοιμαστεί και στη λήξη πριν αλλάξει για να φύγει. Ο χρόνος προετοιμασίας δεν μετράει ως χρόνος εργασίας.

3. Δηλώνεις τις αλλαγές πριν γίνουν

Στο προαναγγελτικό σύστημα, αν κάποιος ξεκινήσει νωρίτερα χωρίς να έχει δηλωθεί πρώτα η αλλαγή, ο οδηγός το θεωρεί αναντιστοιχία. Ο κανόνας για τον ιδιοκτήτη είναι απλός: πρώτα η δήλωση, μετά η βάρδια. Το «το είπαμε προφορικά» δεν υπάρχει για την ΕΡΓΑΝΗ.

Κάποιες ευκολίες που προβλέπει ο οδηγός:

• Ευέλικτη προσέλευση έως 120 λεπτά, αν έχει συμφωνηθεί γραπτά και δηλωθεί στην ΕΡΓΑΝΗ. Δεν επιτρέπει προσέλευση πριν από το δηλωμένο ωράριο.
• Χρόνος προετοιμασίας, κατά κανόνα έως 10 λεπτά πριν και μετά, που δεν μετράει ως χρόνος εργασίας.
• Έως 3 μονά χτυπήματα τον μήνα ανά εργαζόμενο (μόνο είσοδος ή μόνο έξοδος) αντιμετωπίζονται με σύσταση και όχι με πρόστιμο.

Συχνά λάθη και πρόστιμα

Τα πρόστιμα είναι ανά εργαζόμενο που αφορά η παράβαση. Σύμφωνα με τον οδηγό του υπουργείου:

Λάθη που γίνονται εύκολα σε ένα μαγαζί εστίασης:

1. Νέος εργαζόμενος που ξεκινά πριν «ανοίξει» η κάρτα του. Ειδικά στην αρχή της σεζόν.
2. Αλλαγή βάρδιας που δεν δηλώθηκε. Ο ένας αντικαθιστά τον άλλον και κανείς δεν ενημερώνει την ΕΡΓΑΝΗ.
3. Ξεχασμένο χτύπημα λήξης. Η βάρδια έκλεισε στις δύο το πρωί και όλοι έφυγαν βιαστικά.
4. Σπαστό με δύο αντί για τέσσερα χτυπήματα. Το μεσημεριανό διάλειμμα «χάνεται».
5. Υπερωρία που δεν δηλώθηκε. Ήρθε γκρουπ και η βάρδια κράτησε μία ώρα παραπάνω.

Ο λογιστής βλέπει τα χτυπήματα μόνο εκ των υστέρων. Η πρόληψη γίνεται στο μαγαζί, με ένα πρόγραμμα βαρδιών που ισχύει και έναν άνθρωπο που ξέρει να δηλώνει την αλλαγή τη στιγμή που γίνεται.

Πώς στήνεις πρόγραμμα βαρδιών

Το πρόγραμμα βαρδιών είναι το χαρτί (ή το αρχείο) από το οποίο βγαίνει η δήλωση στην ΕΡΓΑΝΗ. Αν είναι πρόχειρο, η δήλωση θα είναι λάθος.

Βήμα 1: Ξεκίνα από την κίνηση, όχι από τους ανθρώπους

Γράψε για κάθε μέρα της εβδομάδας πόσα άτομα χρειάζεσαι ανά πόστο και ανά ώρα. Μια ταβέρνα χρειάζεται συνήθως λίγους το μεσημέρι Τρίτης και όλους το βράδυ Σαββάτου. Ένα καφέ έχει πρωινή αιχμή και απογευματινή.

Βήμα 2: Χώρισε ανά πόστο

Βήμα 3: Γέμισε το εβδομαδιαίο πλέγμα

Ένα απλό υπόδειγμα σε φύλλο excel: γραμμές τα ονόματα ανά πόστο, στήλες Δευτέρα έως Κυριακή, σε κάθε κελί το ωράριο (π.χ. «18:00–00:00» ή «11:00–15:00 / 19:00–23:00» για σπαστό). Σημείωσε με χρώμα:

• τα ρεπό,
• τα σπαστά (που θέλουν τέσσερα χτυπήματα),
• κάθε πιθανή υπερωρία.

Βήμα 4: Κλείδωσε την εβδομάδα και δήλωσε

Βγάλε το πρόγραμμα της επόμενης εβδομάδας την Πέμπτη ή την Παρασκευή, στείλ’ το στο προσωπικό και στον λογιστή, και δήλωσέ το στην ΕΡΓΑΝΗ. Ένα μηνιαίο πρόγραμμα βαρδιών είναι καλό για να προγραμματίσεις ρεπό και άδειες, αλλά η εβδομάδα είναι αυτή που δηλώνεις με ακρίβεια.

Βήμα 5: Ένας κανόνας για τις αλλαγές

Γράψε και κόλλησε στον τοίχο του προσωπικού: «Καμία αλλαγή βάρδιας χωρίς να το ξέρει ο υπεύθυνος». Ο υπεύθυνος βάρδιας δηλώνει την αλλαγή ή ειδοποιεί αμέσως αυτόν που τη δηλώνει.

Υπερωρίες, σπαστό ωράριο και σεζόν

Υπερωρίες

Ό,τι δουλεύεται πέρα από το δηλωμένο ωράριο πρέπει να δηλωθεί, στο προαναγγελτικό σύστημα πριν γίνει, στο απολογιστικό μέσα στην προθεσμία του. Η αμοιβή της υπερεργασίας και της υπερωρίας έχει προσαυξήσεις και ετήσια όρια που ορίζει η εργατική νομοθεσία και που έχουν αλλάξει πρόσφατα. Ρώτα τον λογιστή σου ποια ποσοστά και ποια όρια ισχύουν σήμερα για τον κλάδο σου.

Σπαστό ωράριο

Το σπαστό ωράριο είναι συνηθισμένο στην εστίαση: μεσημέρι και βράδυ, με κενό στη μέση. Για την ψηφιακή κάρτα σημαίνει τέσσερα χτυπήματα την ημέρα και δύο διαστήματα στη δήλωση. Για τους όρους του (διάλειμμα, ανάπαυση ανάμεσα στις βάρδιες) ισχύουν η εργατική νομοθεσία και η συλλογική σύμβαση του κλάδου. Επιβεβαίωσέ τους με τον λογιστή σου.

Σεζόν στα νησιά

Στα νησιά και στα τουριστικά μέρη, ο Απρίλιος και ο Μάιος είναι η περίοδος του κινδύνου: πολλές προσλήψεις μαζί, άνθρωποι που ξεκινούν πριν ολοκληρωθεί η αναγγελία, βάρδιες που αλλάζουν κάθε μέρα μέχρι να βρει το μαγαζί τον ρυθμό του. Τρεις κανόνες:

1. Η πρόσληψη αναγγέλλεται και η κάρτα ενεργοποιείται πριν την πρώτη μέρα δουλειάς.
2. Το πρώτο δεκαπενθήμερο κάνε εβδομαδιαίο πρόγραμμα, όχι μηνιαίο.
3. Ένα άτομο ανά βάρδια ξέρει να δηλώνει αλλαγή ή να ειδοποιεί τον λογιστή.

Ξεκάθαροι ρόλοι στη βάρδια

Η ψηφιακή κάρτα λέει ποιος δουλεύει. Δεν λέει ποιος κάνει τι. Κι όμως, οι περισσότερες αλλαγές της τελευταίας στιγμής βγαίνουν από βάρδιες χωρίς καθαρούς ρόλους: δύο σερβιτόροι στο ίδιο τραπέζι, κανένας στο άλλο, ο μάγειρας που κλείνει και ταμείο, ο υπεύθυνος που κάνει τα πάντα και μένει δύο ώρες παραπάνω.

Πριν ανοίξεις, να είναι γραμμένο:

• Ποιος παίρνει παραγγελίες και σε ποια τραπέζια ή ποιον τομέα της σάλας.
• Ποιος μαγειρεύει τι: σχάρα, μαγειρευτά, κρύα.
• Ποιος ετοιμάζει τα ποτά και τους καφέδες.
• Ποιος κλείνει το ταμείο και πότε.
• Ποιος είναι υπεύθυνος βάρδιας: αυτός που αποφασίζει αν κάποιος θα μείνει παραπάνω και φροντίζει να δηλωθεί.

Μια βάρδια με ξεκάθαρους ρόλους τελειώνει στην ώρα της πιο συχνά. Και μια βάρδια που τελειώνει στην ώρα της είναι μια βάρδια χωρίς αδήλωτη υπερωρία.

Συχνές ερωτήσεις

Από πότε ισχύει η ψηφιακή κάρτα εργασίας στην εστίαση;

Πιλοτικά από τις 11 Σεπτεμβρίου 2024 και με πλήρη εφαρμογή από την 1η Μαρτίου 2025, σύμφωνα με την Υ.Α. 44485/2024 και τον οδηγό του Υπουργείου Εργασίας.

Πώς λειτουργεί η ψηφιακή κάρτα εργασίας;

Ο εργοδότης δηλώνει το ωράριο στην ΕΡΓΑΝΗ. Ο εργαζόμενος δείχνει το QR της κάρτας του από την εφαρμογή myErgani στην αρχή και στο τέλος της βάρδιας, και ο εργοδότης το σκανάρει, για παράδειγμα με το Ergani CardScanner. Κάθε χτύπημα φτάνει στην ΕΡΓΑΝΗ μέσα σε 15 λεπτά.

Τι είναι το Ergani CardScanner;

Η επίσημη εφαρμογή με την οποία ο εργοδότης σκανάρει το QR της ψηφιακής κάρτας του εργαζομένου από ένα κινητό ή tablet. Είναι ένας από τους τρόπους υποβολής. Οι άλλοι είναι η φόρμα, το XML, το API και ένα συνδεδεμένο σύστημα ωρολογίου.

Ποιο είναι το πρόστιμο για την ψηφιακή κάρτα;

Εξαρτάται από την παράβαση, και υπολογίζεται ανά εργαζόμενο: 10.500 € αν δεν έχει ενεργοποιηθεί η κάρτα, 3.000 € για χτυπήματα που λείπουν ή δεν αντιστοιχούν στην πραγματικότητα, 4.000 € αν δεν τηρούνται τα αρχεία για 5 χρόνια.

Τι γίνεται με το σπαστό ωράριο;

Ο εργαζόμενος χτυπάει τέσσερις φορές: έναρξη και λήξη για κάθε κομμάτι της βάρδιας. Το ωράριο δηλώνεται με τα δύο διαστήματα.

Ισχύει η ψηφιακή κάρτα εργασίας στην Κύπρο;

Όχι. Η ψηφιακή κάρτα εργασίας και η ΕΡΓΑΝΗ είναι ελληνικό σύστημα. Στην Κύπρο ισχύουν οι δικοί της κανόνες εργατικού δικαίου.