Café eröffnen: Kosten, Voraussetzungen und Checkliste

Ein Café zu eröffnen heißt, fünf Entscheidungen in der richtigen Reihenfolge zu treffen: Konzept, Standort, Geld, Karte und Genehmigungen. Wer die ersten beiden sauber trifft, für den ergibt sich der Rest fast von selbst. Wer dort danebenliegt, den rettet auch der beste Espresso der Stadt selten.

Was es kostet, hängt fast ganz am Konzept. Das Musterbudget von für-gründer.de kommt für ein kleines Ladencafé auf 96.200 € bis zur Eröffnung, für ein mobiles Kaffee-Rad auf rund 21.000 €. Der größte Brocken ist dabei nicht die Siebträgermaschine, sondern Kaution, Miete und Umbau. Und wer scheitert, scheitert meist am Geld, das ein paar Monate nach der Eröffnung fehlt.

Unten findest du die Schritte in der Reihenfolge, in der sie dir begegnen, deutsche Zahlen mit Stand 2026, eine Ausstattungsliste, eine Beispielrechnung pro Tasse und eine Checkliste. Der Abschnitt zu den Genehmigungen ist eine allgemeine Information und keine Rechts- oder Steuerberatung. Platevio, das Kassensystem weiter unten, meldet, beantragt und bescheinigt nichts; zuständig sind Gewerbeamt, Lebensmittelüberwachung, Bauamt und Finanzamt deiner Stadt.

Konzept und Standort wählen

Das Konzept bestimmt Fläche, Ausstattung, Personal und Genehmigungen. Leg es fest, bevor du die erste Fläche besichtigst.

Fünf Café-Konzepte im Vergleich

Die beiden Musterbudgets stammen von für-gründer.de. Für Konzepte ohne Zahl gibt es keine seriöse Pauschale; Miete und Handwerker vor Ort entscheiden.

Den Markt prüfen

Kaffee wird immer getrunken. Die Frage ist, ob genau an deiner Ecke jemand bei dir kauft. Und das Umfeld ist nicht leicht: Das Gastgewerbe setzte 2025 real 2,1 % weniger um als im Jahr davor (Destatis). Prüf also die Straße, nicht das Land:

• Zähl Büros, Praxen, Schulen, Fitnessstudios und Haltestellen in fünf bis zehn Gehminuten. Für das Morgengeschäft zählen sie mehr als Wohnungen.
• Besuch jedes Café im Umkreis um halb acht, mittags und um drei, unter der Woche und samstags. Notier die Schlange, den Preis für Cappuccino und Filterkaffee und was es dort nicht gibt.
• Stell dich zu denselben Zeiten vor deine Wunschfläche und zähl, wer vorbeigeht und auf welcher Straßenseite.

Fläche finden und den Mietvertrag lesen

• War hier schon Gastronomie? Dann sind Wasser, Abwasser und Toiletten oft schon da, und die Nutzungsänderung entfällt vielleicht. Für-gründer.de rechnet beim Ladencafé trotzdem mit 20.000 € Renovierung.
• Was die Miete hergibt. Die IHK Gießen-Friedberg nennt für Gastronomieflächen in der Stadt Gießen 11 bis 40 €/m² netto kalt, Schwerpunkt 29 €, in Alsfeld 5 bis 15 €, Schwerpunkt 8 € (Orientierungswerte 2025, IHK Gießen-Friedberg). Deine IHK hat oft eine ähnliche Übersicht.
• Technik. Starkstrom für Siebträger und Spülmaschine, ein Wasseranschluss an der Theke, Platz für die Kühlung.
• Nutzung. Klär mit dem Bauamt, ob ein Café dort erlaubt ist, bevor du unterschreibst (siehe Genehmigungen).
• Konditionen. Wer zahlt den Umbau, mietfreie Monate in der Bauphase, Verlängerungsoption und ein Sonderkündigungsrecht, falls die Genehmigung ausbleibt.

Businessplan und Kosten: Was kostet es, ein Café zu eröffnen?

Der Businessplan

Bank, KfW-Partner und Arbeitsagentur wollen einen sehen. Er beschreibt Konzept, Zielgruppe, Standort, Wettbewerb, Marketing, Personal und vor allem den Finanzplan: Investitionen, laufende Kosten und eine Umsatzplanung für mindestens drei Jahre, das erste Jahr nach Monaten. Die Gründungsberatung deiner IHK liest Entwürfe gegen.

Die Zahl, auf die es beim Café ankommt, ist die Zahl der Bons pro Tag. Ein Beispiel mit erfundenen Zahlen: Miete, Personal, Energie, Versicherung und Leasing machen 12.000 € im Monat. Ein Bon bringt im Schnitt 6,50 € brutto, rund 5,50 € netto, und nach 30 % Wareneinsatz bleiben 3,85 €. Du brauchst also gut 3.100 Bons im Monat, bei 26 Öffnungstagen etwa 120 am Tag. Dann geh zurück zu deiner Zählung vor der Tür und frag dich ehrlich, ob so viele Leute bei dir kaufen.

Gründungskosten

Das Musterbudget für ein Ladencafé von für-gründer.de, mit dem, was du an jeder Zeile prüfen solltest:

Für-gründer.de setzt die Kaltmiete mit 5.000 € im Monat an, also eine große Fläche oder eine teure Lage. In einer Kleinstadt sinken Kaution und Miete deutlich, in einer Großstadt-Lauflage nicht.

Finanzierung

• Eigenkapital. Das Musterbudget legt auf die Eröffnungskosten noch drei Monate laufende Kosten (30.000 €) und einen Puffer (9.000 €) und zieht 30.000 € eigenes Geld ab; den Rest finanziert die Bank.
• KfW. Der ERP-Gründerkredit StartGeld finanziert bis zu 200.000 €, davon bis zu 80.000 € Betriebsmittel, ohne Eigenkapital-Pflicht. Du beantragst ihn über deine Hausbank, bevor du startest; die KfW übernimmt 80 % des Risikos der Bank (KfW). Ältere Ratgeber nennen noch 125.000 €.
• Gründungszuschuss. Wer aus der Arbeitslosigkeit gründet, kann sechs Monate lang sein Arbeitslosengeld plus 300 € im Monat bekommen und danach neun Monate weitere 300 € (§ 94 SGB III). Die Arbeitsagentur entscheidet im Einzelfall.

Die Reserve schützen

Plan die Anlaufmonate ein, in denen das Café noch kein Geld verdient. Wer alles in den Umbau steckt und im vierten Monat nichts mehr auf dem Konto hat, schließt im fünften. Setz zuerst Reserve und Puffer fest und kürz dann die anderen Posten, bis es passt.

Ausstattung, Kaffee und Lieferanten

Die Ausstattungsliste fürs Café

Die Preisbeispiele sind Händlerangebote ohne Mehrwertsteuer und ändern sich ständig. Ob neu oder gebraucht: Such dir zuerst den Servicetechniker in deiner Nähe, dann die Maschine, die er warten kann.

Die Rösterei auswählen

• Probier mindestens drei, pur und mit Milch, auf einer Maschine wie deiner.
• Lass dir die Bedingungen schriftlich geben: Kilopreis bei deiner Menge, Mindestabnahme, Liefertage, Vorlauf.
• Frag, wie Preisänderungen bei dir ankommen. Im Kilopreis steckt auch die Kaffeesteuer, 2,19 € je Kilogramm Röstkaffee (Bundesportal); die führt die Rösterei ab, du zahlst sie mit.
• Frag, was dazugehört. Manche Röstereien schulen dein Team oder stellen die Mühle vor der Eröffnung ein. Halt das im Vertrag fest.

Milch und Milchalternativen

Leg die Mindestbestände für deinen stärksten Morgen fest, nicht für einen durchschnittlichen. Nimm Barista-Varianten von Hafer, Soja oder Mandel, die sich gut aufschäumen lassen, und test jede an deiner eigenen Dampflanze, bevor sie auf die Karte kommt. Kostet eine Alternative dich mehr, verlang einen Aufpreis und rechne ihn aus der Differenz, wie unten.

Karte und Preise: jede Tasse über den Wareneinsatz kalkulieren

Halt die erste Karte kurz: Espressogetränke, Filterkaffee, ein paar Kaltgetränke, Tee und eine kleine Auswahl Gebäck. Jeder zusätzliche Artikel ist eine Sache mehr, die du lagern, erklären und wegwerfen musst.

• Wareneinsatz pro Tasse = Kaffee + Milch + Sirup + Becher, falls to go, plus Aufschlag für Schwund
• Wareneinsatzquote = Wareneinsatz ÷ Nettopreis
• Nettopreis = Wareneinsatz ÷ Ziel-Quote; der Kartenpreis ist der Nettopreis plus Mehrwertsteuer

Rechne immer mit dem Nettopreis. Speisen in der Gastronomie werden seit dem 1. Januar 2026 dauerhaft mit 7 % besteuert, Getränke bleiben bei 19 % (DIHK). Von 3,80 € für einen Cappuccino bleiben dir also 3,19 €.

Beispielrechnung mit erfundenen Zahlen. Angenommen, dein Röstkaffee kostet 24 € das Kilo, Vollmilch 1,20 € der Liter und Barista-Hafermilch 2,40 € der Liter. Ein Cappuccino braucht 18 g für den doppelten Espresso und 150 ml Milch, dazu 5 % für Schwund.

Ohne die 0,50 € Aufpreis läge der Hafer-Cappuccino bei 26 %. Genau dieser Aufpreis hält ihn auf Linie. Wie du das für Speisen machst, steht in unserem Artikel Wareneinsatz berechnen, und welche Artikel deiner Karte wirklich Geld verdienen, im Artikel zum Menu Engineering. Vergleich jeden Preis mit den Cafés in deiner Straße, runde ihn und rechne neu, sobald sich eine Rechnung der Rösterei oder der Molkerei ändert.

Voraussetzungen und Genehmigungen für ein Café

Allgemeine Information für Deutschland, keine Rechtsberatung. Vieles regeln die Länder und Kommunen selbst, deshalb ist die erste Adresse das Gewerbeamt oder der Einheitliche Ansprechpartner deiner Stadt. Einen Meisterbrief oder eine Ausbildung brauchst du für ein Café nicht.

1. Gewerbeanmeldung beim Gewerbeamt. Sie kostet je nach Kommune nur ein paar Euro, in Berlin 15 € online und 26 € vor Ort (Service Berlin). Das Gewerbeamt meldet dich ans Finanzamt weiter; dort folgt der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über ELSTER.
2. Rechtsform. Als Einzelunternehmen startest du mit der Gewerbeanmeldung; eine GmbH oder UG geht vorher über Notar und Handelsregister.
3. Gaststättenerlaubnis nur für Alkohol. Nach dem Bundesgesetz braucht keine Erlaubnis, wer nur alkoholfreie Getränke und zubereitete Speisen anbietet (§ 2 Abs. 2 GastG). Ein Café ohne Prosecco und Bier kommt also ohne aus. Mehrere Länder haben eigene Gaststättengesetze und verlangen statt einer Erlaubnis nur eine Anzeige, etwa Niedersachsen (Gemeinde Wardenburg), Sachsen-Anhalt (GastG LSA) und seit dem 1. Januar 2026 Baden-Württemberg (Landtag BW). Was in deinem Land gilt, erklärt unser Artikel zur Gaststättenkonzession.
4. Registrierung bei der Lebensmittelüberwachung. Jeder Lebensmittelbetrieb muss jede Betriebsstätte vor dem Start bei der zuständigen Behörde melden (Art. 6 VO (EG) Nr. 852/2004), meist schriftlich beim Veterinär- und Lebensmittelüberwachungsamt des Kreises (Rhein-Lahn-Kreis). Frag dort früh nach Kühlung, Handwaschbecken und deinem Eigenkontrollkonzept.
5. Bauamt und Nutzungsänderung. Wird aus einem Laden ein Café, ist das eine genehmigungspflichtige Nutzungsänderung, auch ohne einen einzigen Handgriff am Bau. Köln nennt genau das Beispiel „Lebensmittelladen in Café“ und vergleicht immer mit der zuletzt genehmigten Nutzung (Stadt Köln). Dresden verlangt für Gaststätten zusätzlich einen Bestuhlungsplan (Stadt Dresden). Stellplätze, Toiletten und Brandschutz regeln Landesbauordnung und Satzung deiner Stadt.
6. Belehrung nach dem Infektionsschutzgesetz. Wer mit offenen Lebensmitteln arbeitet, braucht sie vor dem ersten Arbeitstag (§ 43 IfSG).
7. Sondernutzungserlaubnis für Tische auf dem Gehweg, beim Ordnungs- oder Tiefbauamt.
8. Musik. Läuft im Café Musik, meldest du sie bei der GEMA an.
9. Mitarbeitende. Mit dem ersten Angestellten brauchst du eine Betriebsnummer der Bundesagentur für Arbeit und meldest dich bei der Berufsgenossenschaft an.

Fang mit dem Umbau erst an, wenn Bauamt und Lebensmittelüberwachung deine Pläne kennen. Ein Handwaschbecken zu versetzen, nachdem die Theke steht, kostet mehr als das Warten.

Theke planen und Team aufbauen

Die Theke um den Weg eines Getränks bauen

Verfolg einen Cappuccino von der Bestellung bis zur Ausgabe, damit niemand einen Schritt zu viel macht. Hinter der Theke heißt das:

• Die Kasse so, dass die Schlange weder Tür noch Ausgabe blockiert.
• Die Mühlen direkt neben der Maschine, der Milchkühlschrank unter den Dampflanzen.
• Die Ausgabe getrennt von der Schlange und gut sichtbar.
• Filterkaffee und Gebäckvitrine in Reichweite der Kasse, damit ein Filterkaffee und ein Croissant nie über die Espressomaschine laufen.
• Handwaschbecken und Spülbereich früh einplanen; die Lebensmittelüberwachung schaut genau darauf.

Einstellen und einarbeiten

Stell Leute ein, die ruhig und schnell bleiben, und bring ihnen den Kaffee bei. Plan das Personal für die stärkste halbe Stunde, nicht für den Tagesschnitt. Der gesetzliche Mindestlohn liegt seit dem 1. Januar 2026 bei 13,90 € pro Stunde und steigt am 1. Januar 2027 auf 14,60 €; die Minijob-Grenze liegt 2026 bei 603 € im Monat (Bundesregierung). Eine Vollzeitkraft mit 40 Stunden kostet damit rund 2.400 € brutto im Monat, dazu kommen deine Arbeitgeberanteile.

Vor der Eröffnung:

• Schreib Rezeptkarten: Dosis, Menge in der Tasse, Durchlaufzeit, Milch pro Größe, Sirup-Hübe.
• Leg eine Einstellroutine für die Mühle an, jeden Morgen.
• Üb die Kasse, bis jedes Extra und jede Notiz ohne Hinsehen sitzt.
• Spiel Stoßzeiten mit Freunden durch, die die ganze Karte bestellen.

Zeitplan und Checkliste bis zur Eröffnung

Rechne mit mehreren Monaten bis zu einem Jahr. Am längsten dauert meist alles, was mit der Fläche zu tun hat: Suche, Nutzungsänderung, Umbau. Für-gründer.de rät, eine Gaststättenerlaubnis, falls du Alkohol ausschenkst, etwa vier Wochen vor dem Start zu beantragen. Ein Weg über neun Monate:

Neun bis sieben Monate vorher

• Konzept steht, Markt geprüft, Businessplan geschrieben
• Gespräch mit Hausbank und IHK-Gründungsberatung, KfW-Antrag vorbereitet

Sieben bis fünf Monate vorher

• Nutzung mit dem Bauamt geklärt; Mietvertrag mit Sonderkündigungsrecht unterschrieben
• Planer beauftragt, Theke um den Arbeitsablauf gezeichnet, Rösterei ausgewählt

Fünf bis zwei Monate vorher

• Nutzungsänderung beantragt und genehmigt; Pläne mit der Lebensmittelüberwachung besprochen
• Geräte früh bestellt, Umbau gestartet, Sondernutzung beantragt
• Kassensystem, Karte, Preise und Drucker eingerichtet

Zwei Monate bis zwei Wochen vorher

• Gewerbe angemeldet, Betrieb bei der Lebensmittelüberwachung registriert
• Team eingestellt und belehrt, Lohnabrechnung und Versicherungen stehen
• Erster Warenbestand bestellt, Mindestbestände festgelegt
• Google-Unternehmensprofil, Öffnungszeiten und Social Media online; „Bald geöffnet“ im Fenster

Die letzten zwei Wochen

• Abnahmen erledigt, alle Bescheide in der Mappe
• Zwei Probeöffnungen für Freunde und Nachbarn
• Kartenterminal, Belege und die ganze Karte unter Zeitdruck getestet

Fang mit dem Marketing an, solange noch Papier an den Scheiben klebt: Zeig den Umbau, geh mit einer Einladung in die Büros, Praxen und Studios nebenan und eröffne mit kurzer Karte und vollem Team. Der erste Eindruck entsteht an der Schlange, nicht am Logo.

Warum Cafés scheitern

Verlässliche Zahlen nur für Cafés gibt es nicht, also ignorier jede Prozentzahl ohne Quelle. Die nächstliegenden amtlichen Zahlen gelten für die ganze Gastronomie: Von den im Vorjahr gegründeten Gastronomie-Unternehmen waren 2023 noch 80,2 % aktiv, von den fünf Jahre zuvor gegründeten nur noch 36,0 % (Destatis). Restaurants und Imbisse sind dabei mitgezählt, und die Pandemie fällt in den Zeitraum; es ist also eine Einordnung, keine Prognose.

Die Muster dahinter passen zu den Schritten oben:

1. Zu wenig Geld: alles in den Umbau, nichts mehr für die Monate bis zum Gewinn.
2. Falscher Standort: Mietvertrag unterschrieben, bevor jemand die Straße gezählt hat.
3. Nichts Eigenes: das dritte Café, das demselben Block denselben Cappuccino verkauft.
4. Geschätzte Preise: vom Nachbarn abgeschrieben, nie gegen den Wareneinsatz gerechnet.
5. Ausgebrannt: jede Schicht selbst, niemand, an den du abgeben kannst.
6. Langsame Stoßzeit: Das Ende einer langsamen Schlange geht wieder, und die Stoßzeit ist der größte Teil des Umsatzes.

Wer ein Café mit großer Küche plant, findet im Artikel Restaurant eröffnen die Schritte, die dann dazukommen.

Wo Platevio hilft und wo nicht

Platevio ist ein kostenloses Kassensystem, das im Browser läuft. Fürs Café deckt es die Bestellung ab und alles, was danach mit ihr passiert:

• Eine Karte, wie du verkaufst: deine Kategorien, Artikel, Preise und Beschreibungen, von jedem Gerät aus bearbeitet; Änderungen erscheinen auf den anderen Geräten ohne Neuladen.
• Hafer, entkoffeiniert und Sirups als Extras am Getränk. Ein Extra mit Preis rechnet sich selbst auf diese Tasse, der Hafer-Aufpreis von oben also auch.
• Notizen, die die Übergabe überstehen. „Nussallergie“ hängt an genau dem Artikel und läuft mit zur Kaffeebar, wo ein Küchenmonitor jede gesendete Position mit Extras und Notizen zeigt.
• Der Preis, dem der Gast zugestimmt hat, bleibt auf der Bestellung, auch wenn du die Karte neu bepreist, während die Rechnung offen ist.
• Bestellungen zum Mitnehmen, ohne Tisch, jede mit einer Nummer zum Aufrufen.
• Belege und Bons auf dem Drucker hinter deiner Theke, über WLAN, Ethernet, USB oder Bluetooth, auf ESC/POS- und Star-Micronics-Druckern.
• Geräte, die du schon hast, im Browser oder in der App; jede Person meldet sich mit ihrer eigenen Rolle an.
• Zahlungen werden festgehalten, nicht abgewickelt: Positionen als bezahlt markieren, bar oder Karte, nach Artikeln geteilt. Die Karte läuft über dein eigenes Kartenterminal, und Platevio bekommt keinen Prozentsatz.
• Kostenlos, keine Kreditkarte, kein Abo.

Die ehrliche Lücke ist die Kundenbindung. Platevio hat kein Treueprogramm, keine Stempelkarte, keine Gutscheine und kein Guthaben. Für ein Geschäft, das von Stammgästen lebt, ist das ein echter Punkt. Wenn Prämien zu deinem Plan gehören, brauchst du ein separates Werkzeug, das nichts von dem weiß, was Platevio festgehalten hat, oder ein Kassensystem mit eingebautem Treueprogramm.

Außerdem kann Platevio Folgendes nicht:

• Keine Lagerverwaltung und keine Berechnung von Wareneinsatz oder Kosten pro Tasse. Die Rechnung von oben bleibt in deiner Tabelle.
• Keine Online-Bestellung und keine Anbindung an Lieferplattformen.
• Keine geplanten Aktionen oder Happy Hours: Ein Eröffnungsangebot gibst du von Hand als Rabatt auf die Rechnung.
• Keine Lohnabrechnung, keine Dienstpläne und keine Kartenabwicklung.
• Es braucht eine Internetverbindung; einen Offline-Modus gibt es nicht.

Wenn das zu deiner Theke passt, zeigt die Seite Kassensystem Café, wie eine Bestellung am Morgen durchläuft.