Ouvrir un coffee shop : budget, permis et étapes

Ouvrir un coffee shop, c’est cinq décisions à prendre dans l’ordre : le format, l’emplacement, l’argent, la carte et les démarches. Les deux premières bien prises, le reste suit. Mal prises, un bon café sauve rarement l’affaire.

Premier point : un coffee shop qui ne sert que du café, du thé, du chocolat, des sirops et des jus n’a besoin d’aucune licence. Ce qu’on oublie, c’est la déclaration à la DDPP, due dès que vous vendez du lait ou des viennoiseries. Et il n’existe aucune fourchette officielle de budget : la plus grosse ligne est en général les travaux, et celle qui fait couler, c’est la trésorerie qui manque avant d’être rentable.

Ci-dessous : les étapes dans l’ordre, des prix de matériel relevés en septembre 2026, un calcul du coût par tasse, les démarches et un calendrier. C’est une information générale, pas un conseil juridique ou fiscal, à jour en septembre 2026 ; Platevio, le logiciel de caisse présenté vers la fin, ne déclare, ne dépose et ne certifie rien.

Choisir le format et l’emplacement

Le format décide de la surface, du matériel, de l’équipe et des démarches : tranchez-le avant de visiter un local. En France, « café » désigne souvent un café-bar de quartier qui sert de l’alcool ; un coffee shop est un comptoir de café de spécialité ; un salon de thé vit plutôt l’après-midi, assis. Les papiers diffèrent.

Quatre formats, quatre dossiers

Les sources de chaque case sont dans les démarches, plus bas. Le personnel ne compte pas dans les 200 personnes (service-public).

Étudier la rue, pas le pays

La France boit du café ; la question est de savoir si on l’achètera là où vous serez. Aucune statistique ne le dira, la rue si :

• Comptez bureaux, écoles, salles de sport, gares et arrêts de tram dans un rayon de 500 m à 1 km. Pour un commerce du matin, ils pèsent plus que les habitants.
• Passez dans chaque café proche à 7 h 30, à midi et à 15 h, en semaine et le samedi. Notez la file, le prix du latte et du café noir, et ce qui manque.
• Postez-vous devant le local visé aux mêmes heures et comptez qui passe, et de quel côté.

Choisir le local et lire le bail

• Était-ce déjà un café ? Reprendre un aménagement raccourcit les travaux. Transformer une boutique en café ne demande aucune formalité d’urbanisme si façade et structure ne changent pas : commerce de détail et restauration relèvent de la même destination (service-public). Les règles de travaux d’un ERP et la clause de destination du bail s’appliquent quand même.
• Réseaux. Eau, évacuation et puissance électrique pour la machine, le lave-verres et les glaçons.
• Alcool. Pour une licence III, vérifiez localement le quota d’un débit pour 450 habitants et les zones protégées fixées par le préfet de votre département.
• Terrasse. Elle se demande à la mairie, et certaines communes la réservent aux propriétaires du fonds (service-public).
• Conditions. Qui paie les travaux, une franchise de loyer pendant le chantier, le renouvellement, et une sortie si une autorisation est refusée.

Écrire le business plan et compter l’argent

Le business plan

Banque, associé ou prêteur le demanderont. Notre guide du business plan de restaurant le déroule partie par partie.

Pour un coffee shop, le chiffre qui compte est le volume quotidien. Exemple aux chiffres inventés : loyer, salaires, énergie et assurances font 18 000 € par mois hors TVA, et chaque commande à 7,70 € TTC, soit 7,00 € HT, laisse 4,90 € HT une fois café, lait, viennoiserie et gobelet payés. Il faut près de 3 675 commandes par mois, environ 122 par jour sur 30 jours d’ouverture. Revenez à votre comptage de rue : autant de gens achèteront-ils ?

Les coûts de démarrage

Il n’existe ni fourchette officielle du budget d’un café indépendant en France, ni loyer moyen fiable à citer. Chiffrez poste par poste, avec des devis.

Seul repère publié : Columbus Café & Co demande un apport personnel de 80 000 € (annuaires de franchise consultés en septembre 2026). Avec droits d’entrée et redevances, ce n’est pas le budget d’un indépendant.

Protéger la trésorerie

Qui met tout dans les travaux et n’a plus rien au quatrième mois ferme au cinquième. Fixez d’abord le fonds de roulement et les imprévus, puis rabotez le reste.

Matériel, café et fournisseurs

La liste du matériel d’un coffee shop

Prix relevés le 13 septembre 2026 chez des vendeurs français en ligne ; ils changent avec les promotions.

Neuf ou reconditionné, trouvez d’abord le technicien qui interviendra près de chez vous.

Choisir un torréfacteur

• Goûtez-en trois, en espresso et avec du lait, sur une machine proche de la vôtre.
• Faites écrire le prix au kilo à votre volume, le minimum de commande et les délais de livraison.
• Repère : Cafés Pfaff affiche ses cafés pro à partir de 18,35 € à 22,00 € HT le kilo selon la référence, en septembre 2026 (catalogue CHR). C’est le premier palier, pas votre prix négocié.
• Machine prêtée ou louée. Des torréfacteurs et distributeurs prêtent, louent ou financent la machine, parfois contre l’achat du café (3BDA, L’Arbre à Café pro). Aucune page consultée ne publie durée ni volume minimum : faites écrire ces conditions, entretien et sortie compris.

Le lait et les alternatives

Calez le stock de lait sur votre matin le plus chargé. Prenez des boissons végétales barista qui moussent bien, testées sur votre buse vapeur. Si une alternative coûte plus cher, facturez-la en supplément, calculé sur l’écart.

Construire la carte et fixer chaque prix au coût par tasse

Commencez court : boissons espresso, filtre, quelques boissons fraîches, thé et quelques viennoiseries. Chaque article ajouté se stocke, s’apprend et se jette.

• Coût par tasse = café + lait + sirop + gobelet et couvercle, plus une part de perte
• Ratio coût matière = coût par tasse ÷ prix de vente HT
• Prix de vente HT = coût par tasse ÷ ratio visé

Le ratio se calcule sur le HT. Servis sur place, café et boissons sans alcool sont à 10 % de TVA, l’alcool à 20 % (service-public) ; voir notre article sur la TVA en restauration.

Exemple, chiffres inventés. Café en grains à 20,00 € HT le kilo, lait entier à 1,10 € HT le litre, avoine barista à 2,80 € HT le litre, gobelet et couvercle à 0,20 € HT. Un latte de 30 cl prend un double expresso de 18 g et 20 cl de lait, plus 5 % de perte, et se vend 4,50 € TTC, soit 4,09 € HT.

Sans le supplément de 0,50 €, le latte à l’avoine tourne à 29 % : c’est le supplément qui le remet dans la ligne. Comparez aux cafés de votre rue, arrondissez, et refaites le calcul à chaque nouvelle facture.

Autorisations et démarches pour ouvrir un coffee shop

Information générale, pas un conseil juridique ou fiscal, à jour en septembre 2026. Platevio ne déclare, ne dépose et ne certifie rien. Référez-vous à entreprendre.service-public.fr, à votre mairie et à la DDPP de votre département.

1. Immatriculation sur le Guichet des formalités des entreprises : inscription au RNE et au RCS, Siren et Siret (service-public).
2. Déclaration à la DDPP, avant de démarrer, en ligne ou par Cerfa 13984, dès que vous vendez ou manipulez des denrées d’origine animale, lait et viennoiseries compris (fiche, formulaire).
3. Formation hygiène alimentaire. Obligatoire en restauration commerciale, y compris pour un comptoir vendant des aliments en conditionnement jetable et pour un salon de thé ; une personne formée suffit, 14 heures au minimum (service-public, INSEE). Voir aussi notre article sur le plan de maîtrise sanitaire.
4. Licence, seulement pour l’alcool. Café, thé, chocolat, lait, sirops et jus non fermentés (groupe 1) sont en vente libre (L3321-1, service-public). L’alcool sur place demande une licence III (groupes 1 et 3) ou IV (toutes boissons) (L3331-1), déclarée par écrit au moins quinze jours avant l’ouverture, en mairie ou à la préfecture de police à Paris (L3332-3). Le déclarant doit avoir suivi la formation du permis d’exploitation, valable 10 ans (L3332-1-1). Une licence IV ne se crée plus, elle se rachète (L3332-2 ; voir licence IV) ; une licence III bute sur le quota d’un débit pour 450 habitants (L3332-1) et les zones protégées du préfet (L3335-1). La petite licence restaurant ne sert l’alcool qu’au repas (L3331-2). Pour un café-bar : ouvrir un bar.
5. Travaux dans l’ERP. Autorisation de travaux instruite en 4 mois, 5 avec un permis de construire (service-public) ; après travaux, autorisation d’ouverture demandée en mairie plus d’un mois avant d’ouvrir (service-public).
6. Registre public d’accessibilité à l’accueil ; en 5e catégorie, vous remplissez vous-même l’attestation (service-public).
7. Terrasse. Permis de stationnement ou permission de voirie, demandé en mairie ou en préfecture, contre redevance ; sans autorisation, 1 500 € d’amende (service-public). Le reste dépend de votre commune.
8. Musique : Sacem et rémunération équitable de la Spré, collectée par la Sacem ; le montant dépend notamment des places assises et de la taille de la commune (service-public).
9. Affichages : dedans, les boissons et leurs prix ; dehors, entre autres la tasse de café noir, en lettres d’au moins 1,5 cm ; l’eau potable gratuite ; la licence si vous vendez de l’alcool (service-public).
10. Tabac : un contrat de gérance avec la douane (douane).
11. Logiciel de caisse. Un assujetti à la TVA qui enregistre les paiements de ses clients dans un logiciel de caisse doit utiliser un logiciel conforme, certifié ou attesté par son éditeur ; la fin de l’auto-certification prévue au 1er septembre 2026 a été annulée par la loi de finances pour 2026 (service-public). Platevio n’est pas un logiciel de caisse certifié NF525, ni certifié d’aucune autre façon, et n’émet aucun document fiscal.

Ne lancez pas le chantier sans l’autorisation de travaux : déplacer un lave-mains après la pose du comptoir coûte plus cher qu’attendre.

Aménager le comptoir et former l’équipe

Dessiner le comptoir autour du trajet d’une boisson

Suivez un latte de la commande au retrait, pour que personne ne fasse un pas de trop :

• La file ne bloque ni la porte ni le retrait.
• Les moulins à côté de la machine, le frigo à lait sous les buses vapeur.
• Le retrait à l’écart de la file, et visible.
• Filtre et vitrine à portée de la caisse, loin du poste espresso.
• Lave-mains, plonge et accessibilité dessinés tôt : votre café est un ERP.

Recruter et former

Recrutez pour le calme et la vitesse, puis apprenez le café, et calez l’équipe sur la demi-heure la plus chargée. Vos salariés relèvent de la convention collective HCR, IDCC 1979 (Code du travail numérique), et le Smic horaire brut est de 12,31 € depuis le 1er juin 2026 (service-public). Avant l’ouverture :

• Fiches recette : dose, rendement, temps d’extraction, lait par taille, sirop.
• Un réglage du moulin chaque matin.
• Des commandes saisies en caisse jusqu’à entrer chaque supplément et chaque note sans regarder.
• Des coups de feu d’entraînement, avec des amis qui commandent toute la carte.

Calendrier et checklist d’ouverture

Aucune durée officielle n’existe : tout dépend des travaux et des délais d’instruction. Voici un chemin sur neuf mois, calé sur ces délais.

De neuf à sept mois avant

• Format choisi, rue étudiée, business plan écrit, financement réuni
• Bail signé avec une sortie ; autorisation de travaux déposée aussitôt (4 mois, 5 avec permis de construire)

De sept à cinq mois avant

• Entreprise immatriculée ; comptoir dessiné ; devis signés ; torréfacteur choisi

De cinq à deux mois avant

• Travaux lancés une fois l’autorisation obtenue ; matériel commandé
• Formation hygiène suivie ; terrasse demandée en mairie
• Logiciel de caisse, carte, prix et imprimante configurés

De deux mois à deux semaines avant

• Autorisation d’ouverture demandée plus d’un mois avant la date
• Déclaration DDPP faite ; licence déclarée quinze jours avant au moins, si alcool
• Équipe recrutée, assurances en place, stock commandé, « ouverture prochaine » en vitrine

Les deux dernières semaines

• Autorisation d’ouverture reçue ; registre et affichages en place ; Sacem contactée
• Deux ouvertures tests pour amis et voisins
• Terminal, tickets et carte complète testés en plein rythme

Côté communication, commencez quand le papier couvre encore les vitrines : montrez le chantier, invitez les bureaux et salles de sport voisins, et ouvrez avec une carte courte et une équipe complète. La première impression vient de la file, pas du logo.

Pourquoi des coffee shops ferment

Nous n’avons trouvé aucun chiffre officiel de fermeture propre aux cafés : méfiez-vous des pourcentages sans source. Le plus proche vient de l’INSEE : 69 % des entreprises créées au premier semestre 2018, hors micro-entrepreneurs, étaient actives cinq ans plus tard ; dans l’hébergement-restauration, 66,0 % des sociétés et 47,9 % des entreprises individuelles (Insee Première n° 2070). Hôtels compris et Covid traversé : un contexte, pas une prévision.

Les schémas qui reviennent recoupent les étapes ci-dessus :

• Sous-financé : tout dans les travaux, rien pour les mois d’avant la rentabilité.
• Mauvais emplacement : bail signé avant d’avoir compté la rue.
• Rien de distinct : un troisième café qui vend le même latte au même pâté de maisons.
• Prix devinés : copiés sur le voisin, jamais comparés au coût par tasse.
• Propriétaire épuisé : tous les services, personne à qui passer la main.
• Coup de feu trop lent : le bout de la file s’en va, et le coup de feu fait l’essentiel du chiffre.

Où Platevio a sa place (et où il ne l’a pas)

Platevio est un logiciel de caisse gratuit qui tourne dans le navigateur. D’abord, ce qu’il ne fait pas.

La fidélité est le vrai manque. Platevio n’a pas de programme de fidélité, pas de carte à tampons, pas de cartes cadeaux ni d’avoirs. Pour un commerce d’habitués, cela pèse. Si les récompenses sont dans votre plan, il vous faudra un outil à part, qui ne saura rien de ce que Platevio a enregistré, ou une caisse qui les intègre.

Il ne fait pas non plus ceci :

• Pas de type de commande à emporter : toute commande est étiquetée Sur place, même au comptoir.
• Rien côté client : pas de menu QR, pas de commande en ligne, pas de borne, aucun lien avec les plateformes de livraison.
• Il n’encaisse pas les cartes : il enregistre seulement comment l’addition a été réglée ; votre terminal prend la carte.
• Il ne fonctionne pas hors ligne : une commande a besoin d’une connexion pour atteindre le bar.
• Pas de stock de grains, de lait ou de gobelets, pas de calcul du coût par tasse : ce calcul reste dans votre tableur.
• Il n’ouvre pas le tiroir-caisse.
• Pas de promotions ni de remises, donc pas d’offre d’ouverture appliquée pour vous.
• Pas de paie, pas de plannings.
• Ce n’est pas un logiciel de caisse certifié NF525, ni certifié d’aucune autre façon : aucun document fiscal, aucun calcul ni déclaration de TVA, aucun registre d’hygiène, et il ne déclare, ne dépose et ne certifie rien auprès d’aucune administration.

Ce qu’il fait pour un comptoir de café :

• Des commandes sans table, chacune avec un numéro à appeler.
• Des suppléments tarifés sur la boisson, lait d’avoine ou shot en plus, ajoutés tout seuls au gobelet : le supplément avoine de l’exemple se facture sans calcul.
• Des notes qui suivent l’article jusqu’à l’écran de cuisine, avec ses suppléments.
• Tickets et bons de cuisine imprimés en WiFi, Ethernet, USB ou Bluetooth, sur imprimantes thermiques ESC/POS et Star Micronics.
• L’addition partagée par article, espèces ou carte enregistrées pour chaque partie.
• Des rôles pour l’équipe, sur les téléphones, tablettes et ordinateurs que vous avez déjà, chaque changement visible partout sans recharger.

Gratuit. Sans carte, sans forfait. Si cela convient à votre comptoir, la page café présente Platevio pour un café ou un salon de thé.