Wareneinsatz berechnen: Formel, Quote und Speisenkalkulation

Der Wareneinsatz ist der Wert der Waren, die in einem Zeitraum tatsächlich verbraucht wurden. Du berechnest ihn mit einer Zeile: Wareneinsatz = Anfangsbestand + Einkäufe − Endbestand, alles netto. Teilst du ihn durch den Nettoumsatz, bekommst du die Wareneinsatzquote: Wareneinsatz ÷ Nettoumsatz × 100. Ein Monat mit 20.000 € Wareneinsatz und 68.000 € Nettoumsatz aus der Küche hat eine Quote von 29,4 %.

Für ein einzelnes Gericht funktioniert es genauso, nur mit der Rezeptur statt mit dem Lager: Ein Schnitzel, dessen Zutaten 4,00 € kosten und das für 14,86 € netto verkauft wird, hat einen Wareneinsatz von 26,9 %. Rückwärts gerechnet ergibt sich der Preis: Nettoverkaufspreis = Wareneinsatz ÷ Zielquote.

Die Division ist schnell gemacht. Die eigentliche Arbeit steckt woanders: den echten Wareneinsatz pro Portion finden, nach Parieren, Schälen und Garverlust; vom Kartenpreis die richtige Mehrwertsteuer abziehen, denn seit 2026 tragen Speisen 7 % und Getränke 19 %; und am Monatsende prüfen, ob die Küche wirklich das verbraucht hat, was in den Rezepturen steht. Diese Anleitung geht alles durch, mit deutschen Zahlen: die Richtsätze des Finanzamts je Betriebsart, eine Rezepturkarte zum Abschreiben, Kalkulationsfaktor und Rohaufschlag, ein komplettes Beispiel in Euro und den Abgleich mit der Inventur.

Die Formel für den Wareneinsatz

Den Wareneinsatz rechnest du auf zwei Ebenen, mit derselben Logik.

Pro Gericht, für die Kalkulation:

Wareneinsatzquote Gericht = Wareneinsatz pro Portion ÷ Nettoverkaufspreis × 100
Nettoverkaufspreis        = Wareneinsatz pro Portion ÷ Zielquote

Pro Zeitraum, zur Kontrolle von Woche oder Monat:

Wareneinsatz           = Anfangsbestand + Einkäufe − Endbestand
Wareneinsatzquote in % = Wareneinsatz ÷ Nettoumsatz × 100

Die Lagerformel gibt es, weil Einkauf nicht gleich Verbrauch ist. Was du am 28. geliefert bekommen und noch nicht verkocht hast, liegt noch im Kühlhaus. Zählst du es als Wareneinsatz, sieht dieser Monat schlecht aus und der nächste zu gut. In der Buchhaltung heißt der Wareneinsatz auch Warenverbrauch; der Rohgewinn ist dann einfach Nettoumsatz minus Wareneinsatz.

Rechne netto, und mit dem richtigen Steuersatz

Die Preise auf der Karte sind Bruttopreise, und die Mehrwertsteuer gehört nicht dir. Seit dem 1. Januar 2026 gilt für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen dauerhaft der ermäßigte Satz von 7 %, mit Ausnahme der Abgabe von Getränken (§ 12 Abs. 2 Nr. 15 UStG, festgeschrieben mit dem Steueränderungsgesetz 2025). Getränke bleiben bei 19 %. Für deine Kalkulation heißt das:

Nettopreis Speise   = Kartenpreis ÷ 1,07
Nettopreis Getränk  = Kartenpreis ÷ 1,19

Ein Schnitzel für 15,90 € auf der Karte bringt dir 14,86 € netto. Wer noch mit 1,19 rechnet, wie viele Vorlagen aus der Zeit vor 2026, setzt 13,36 € an und hält sein Gericht für knapper kalkuliert, als es ist. Wer gar nicht herausrechnet, unterschätzt die Quote. Ein Sonderfall: Ein Milchmischgetränk mit mindestens 75 % Milchanteil kann beim Verkauf zum Mitnehmen ermäßigt sein (Anlage 2 Nr. 35 UStG), der Cappuccino am Tisch nicht. Das ist allgemeine Information und keine Steuerberatung: Welcher Satz für dein Angebot gilt, klärst du mit deiner Steuerberatung.

Auch die Einkäufe zählen netto, ohne die Vorsteuer, die du zurückbekommst.

Was hineingehört und was nicht

• Hinein: Lebensmittel und alles, was in den verkauften Gerichten steckt, samt Nebenkosten bis ins Lager wie Fracht.
• Nicht hinein: Personal, Pacht, Energie, Reinigungsmittel. Das sind Betriebskosten. Auch die Richtsatzsammlung des Finanzamts zählt Energie und Getränkesteuer ausdrücklich nicht zum Wareneinsatz.
• Getrennt: Speisen und Getränke. Getränke haben eine ganz andere Quote. Führe den Getränkeeinsatz als eigene Zahl und teile den Speiseneinsatz nur durch den Speisenumsatz, sonst rechnet der Tresen die Küche schön.
• Einmal entscheiden: Verpackung für Außer-Haus und Personalessen. Viele rechnen die Verpackung in die Rezeptur des To-go-Gerichts und führen das Personalessen in einer eigenen Zeile. Hauptsache, jeden Monat gleich.
• Privat ist privat: Was du und deine Familie aus dem Betrieb essen, ist eine Sachentnahme und kein Wareneinsatz. Das Bundesfinanzministerium setzt dafür jährlich Pauschbeträge fest; für 2024 waren es bei Gaststätten mit kalten und warmen Speisen 3.976 € pro Person und Jahr, ohne Umsatzsteuer (Richtsatzsammlung 2024).

Ein Gericht kalkulieren: Ausbeute, Verlust und die Rezepturkarte

Der Preis auf der Lieferantenrechnung gilt für die Rohware, so wie sie ankommt. Auf dem Teller landet nur die verwertbare Menge: ohne Haut, ohne Sehnen, ohne Schale. Kalkulierst du mit dem Rohgewicht, sieht jede Portion billiger aus, als sie ist.

Ausbeute

Ausbeute in %           = verwertbare Menge ÷ Rohmenge × 100
Preis je kg verwertbar  = Einkaufspreis je kg ÷ Ausbeute

Ein Beispiel: Du kaufst 10 kg Kartoffeln für 1,20 € je Kilo. Nach dem Schälen bleiben 8 kg, also 80 % Ausbeute. Jedes verwertbare Kilo kostet damit 1,50 €, nicht 1,20 €. Beim Fleisch machst du einen Zuschnitttest: das ganze Stück wiegen, parieren und portionieren, das Verwertbare wiegen, teilen. Mach das mit deiner eigenen Ware von deinem eigenen Lieferanten. Ausbeutetabellen aus Büchern sind ein Anfang, nicht deine Zahl.

Garverlust

Fleisch verliert in der Pfanne Gewicht, Reis und Hülsenfrüchte nehmen Wasser auf. Die Regel für die Praxis: Kalkuliere die Portion in dem Zustand, in dem du sie abwiegst. Wiegt die Küche 200 g rohe, parierte Oberschale ab, kalkulierst du 200 g parierte Oberschale. Gibt sie 150 g fertigen Schweinebraten aus, rechnest du zurück, wie viel Rohware das war (Garmenge ÷ Garausbeute), und kalkulierst diese Menge.

Die Rezepturkarte anlegen

1. Rezeptur festlegen: jede Zutat in der Menge, die wirklich auf den Teller kommt. Wenn jeder Koch anders anrichtet, erst vereinheitlichen, dann kalkulieren.
2. Ausbeute testen bei allem, was beim Vorbereiten Gewicht verliert.
3. Den aktuellen Einkaufspreis nehmen, netto, von der letzten Rechnung, nicht vom letzten Quartal.
4. Auf die verwertbare Einheit umrechnen: je kg, je Liter oder je Stück verwertbar.
5. Mit der Portionsmenge multiplizieren, Zutat für Zutat.
6. Grundrezepte als Ansatz kalkulieren: Saucen, Dressings, Teige, Panade. Kosten des Ansatzes ÷ Ergebnis = Kosten je Portion oder je 100 g.
7. Eine Zeile für Kleinzeug: Öl, Salz, Gewürze, Garnitur. Pro Teller nur Cent, aber nicht null.

Vorlage für die Rezepturkarte

Übertrag das in eine Tabelle, eine Karte pro Gericht.

Schreib das Datum der letzten Aktualisierung darunter. Einer Rezepturkarte ohne Datum traut niemand.

Welche Wareneinsatzquote ist normal?

Für Deutschland gibt es eine amtliche Vergleichszahl, die kaum ein Ratgeber nutzt: die Richtsatzsammlung des Bundesfinanzministeriums. Das Finanzamt verwendet sie, um Umsätze und Gewinne zu verproben und notfalls zu schätzen (§ 162 Abgabenordnung). Die Werte stammen aus Betriebsergebnissen geprüfter Betriebe und gelten in Prozent des Umsatzes ohne Umsatzsteuer. Direkt angegeben ist der Rohgewinn; der Wareneinsatz ist der Rest bis 100 %. Aus der Richtsatzsammlung für 2024, veröffentlicht im Dezember 2025 (BMF-Schreiben):

Quelle: BMF, Richtsatzsammlung 2024; Wareneinsatz berechnet als 100 % minus Rohgewinn I. Die Werte gelten für den ganzen Betrieb, Speisen und Getränke zusammen. Eine eigene Zeile für Bars gibt es nicht, die Schankwirtschaft steckt in der ersten Zeile.

Zwei Dinge musst du dabei wissen. Erstens ist das eine Mischquote: Getränke laufen mit einem deutlich niedrigeren Einsatz als die Küche, deshalb liegt der reine Speiseneinsatz in den meisten Restaurants über dem Gesamtwert. Der DEHOGA beschreibt für viele klassische Restaurants einen Wareneinsatz von über 30 %, wie Tageskarte berichtet. Zweitens schaut das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung auf genau diese Größen. Eine Quote weit außerhalb der Spanne ist kein Beweis für irgendetwas, aber du solltest erklären können, woher sie kommt.

Wo du selbst liegen solltest, hängt vom Konzept ab:

• Das Hauptprodukt treibt die Quote. Steak, Fisch und Kalb ziehen sie hoch; Pasta, Pizza und Kartoffelgerichte drücken sie.
• Der Getränkeanteil. Ein Lokal mit viel Bier und Wein erreicht eine niedrige Gesamtquote, auch wenn die Küche teuer kocht.
• Selbst gemacht oder zugekauft. Brot, Fonds und Saucen aus eigener Herstellung senken meist den Wareneinsatz und erhöhen die Personalkosten. Convenience macht das Gegenteil.

Beide Enden verdienen einen Blick. Eine hohe Quote deutet auf veraltete Preise, lockeren Einkauf oder Schwund. Eine sehr niedrige kann heißen, dass die Portionen geschrumpft sind oder die Qualität nachgelassen hat, und das merken die Gäste meistens vor der Bilanz. Ein Café arbeitet dank Kaffee meist mit einer sehr niedrigen Getränkequote, wie das Beispiel weiter unten zeigt.

Vom Wareneinsatz zum Verkaufspreis

1. Kalkulation über die Zielquote

Nettoverkaufspreis = Wareneinsatz pro Portion ÷ Zielquote
Kartenpreis        = Nettoverkaufspreis × 1,07 (Speise) bzw. × 1,19 (Getränk)

Ein Gericht mit 5,00 € Wareneinsatz braucht bei 30 % Zielquote 16,67 € netto, also 17,84 € brutto. Schnell, einheitlich und der übliche Einstieg.

2. Kalkulationsfaktor und Rohaufschlag

Dieselbe Rechnung als Multiplikator. Der Kalkulationsfaktor ist 1 ÷ Zielquote: 25 % ergibt Faktor 4, 33 % ungefähr Faktor 3. Die alte Faustregel „Wareneinsatz mal drei“ ist nichts anderes als eine Zielquote von 33 %. Achte darauf, welchen Faktor jemand meint. In der Gastronomie wird er oft auf den Bruttopreis bezogen, also Kartenpreis ÷ Wareneinsatz netto; WHK Controlling nennt so gerechnet etwa 3,0 bis 4,0 für Speisen und 4,0 bis 6,0 für Getränke. Ein Bruttofaktor enthält die Mehrwertsteuer, und die ist bei Speisen und Getränken nicht mehr dieselbe:

Faktor netto   = 1 ÷ Zielquote
Faktor brutto  = Faktor netto × 1,07 (Speise) bzw. × 1,19 (Getränk)

Bei 28 % Zielquote liegt der Nettofaktor bei 3,57, der Bruttofaktor für eine Speise bei 3,82. Ein Bruttofaktor, den du dir vor 2026 mit 19 % gemerkt hast, ist für Speisen heute um gut 11 % zu hoch.

Der Rohaufschlag (in der Richtsatzsammlung Rohgewinnaufschlag) drückt dasselbe in Prozent auf den Wareneinsatz aus: (Nettoverkaufspreis − Wareneinsatz) ÷ Wareneinsatz × 100. Ein Rohaufschlag von 257 % entspricht genau einer Wareneinsatzquote von 28 %, dem Mittelwert für Gaststätten.

3. Deckungsbeitrag

Der Deckungsbeitrag ist der Nettoverkaufspreis minus Wareneinsatz, in Euro. Er ist der Kern des Menu Engineering, das Michael Kasavana und Donald Smith an der Michigan State University um 1982 entwickelt haben und das jedes Gericht nach Beliebtheit und Deckungsbeitrag einordnet, wie AHLEI zusammenfasst.

Die Lehre daraus: Pacht und Löhne bezahlst du in Euro, nicht in Prozent.

Die Pasta hat die schönere Quote, aber jedes Schnitzel bringt 0,90 € mehr. AHLEI warnt genauso: Die Gerichte mit dem höchsten Rohertrag sind meist die teureren mit der höheren Quote, und wer die Gäste zu den Gerichten mit niedriger Quote lenkt, senkt oft den Durchschnittsbon und den Rohertrag.

Nimm die Zielquote für die Untergrenze. Nimm den Deckungsbeitrag, um zu entscheiden, welche Gerichte du auf der Karte hervorhebst.

Dann kommt der Markt

Die Formel liefert eine Untergrenze, keinen fertigen Preis. Runde auf einen Betrag, der auf der Karte gut aussieht, schau, was vergleichbare Lokale in deiner Straße nehmen, und frag dich, ob deine Gäste das zahlen. Verlangt die Rechnung einen Preis, den niemand zahlt, liegt die Lösung in Rezeptur, Portion oder Einkauf, nicht im Taschenrechner.

Ein komplettes Beispiel: Schnitzel Wiener Art

Die Zahlen sind für das Beispiel erfunden, aber plausibel für ein deutsches Wirtshaus. Setz deine eigenen Rechnungen ein.

Schritt 1: Rezepturkarte mit Ausbeute

Schritt 2: Preis aus der Zielquote. Mit 28 % als Ziel, dem Mittelwert der Richtsätze für Gaststätten: 4,00 € ÷ 0,28 = 14,29 € netto. Mal 1,07 ergibt 15,29 € brutto. Auf der Karte: 15,90 €.

Schritt 3: Ergebnis prüfen. Netto: 15,90 € ÷ 1,07 = 14,86 €. Wareneinsatzquote: 4,00 € ÷ 14,86 € = 26,9 %. Deckungsbeitrag: 14,86 € − 4,00 € = 10,86 €. Rohaufschlag: 272 %. Kalkulationsfaktor: 3,72 netto, 3,98 brutto.

Schritt 4: Andere Preise testen, bevor du druckst.

Schritt 5: Sehen, was der Steuersatz ausmacht. Rechnest du die 15,90 € mit 1,19 heraus, kommst du auf 13,36 € netto und 29,9 % Quote. Teilst du den Wareneinsatz durch den Bruttopreis, sind es 25,2 %. Drei Rechenwege, drei Quoten für dasselbe Schnitzel. Richtig ist nur die mittlere: 26,9 %.

Schritt 6: Sehen, was die Ausbeute ausmacht. Mit Rohgewicht gerechnet kämen Fleisch und Kartoffeln auf 2,26 € statt 2,56 €. Das sind 0,30 € pro Teller, bei 400 Schnitzeln im Monat 120 €, und das nur bei zwei Zutaten.

Schritt 7: Die Karte datieren. Wenn der Fleischpreis sich ändert, zuerst diese Zeile und die Summe neu rechnen, dann über den Preis nachdenken.

Und ein Getränk: der Cappuccino

Getränke rechnest du genauso, nur mit 19 %. Ein Cappuccino im Café: 8 g Espresso bei 24 €/kg sind 0,19 €, 150 ml Milch bei 1,10 €/l sind 0,17 €, Zucker und Keks 0,08 €. Zusammen 0,44 €. Bei 3,80 € auf der Karte bleiben 3,19 € netto, eine Quote von 13,8 % und ein Bruttofaktor von 8,6. Deshalb ziehen Kaffee und Getränke die Mischquote in vielen Betrieben nach unten.

Wareneinsatz im Monat: Plan gegen Wirklichkeit

Die Rezepturkarten liefern den Soll-Wareneinsatz: was die Küche bei Standardportionen und ohne Schwund hätte verbrauchen dürfen. Die Inventur liefert den Ist-Wareneinsatz: was sie wirklich verbraucht hat. Die Lücke dazwischen ist das Geld, das zur Hintertür hinausgeht.

Beides berechnen

Ist-Wareneinsatz (ein Monat, erfundene Zahlen, nur Speisen):

• Anfangsbestand: 6.800 €
• Einkäufe netto: 19.400 €
• Endbestand: 6.200 €
• Wareneinsatz: 6.800 € + 19.400 € − 6.200 € = 20.000 €
• Nettoumsatz Speisen: 68.000 €
• Ist-Quote: 20.000 € ÷ 68.000 € = 29,4 %

Soll-Wareneinsatz: für jedes Gericht Wareneinsatz laut Rezepturkarte mal verkaufte Portionen im Monat. Alles addieren und durch denselben Nettoumsatz teilen. Angenommen, das ergibt 27,0 %.

Das sind 2,4 Prozentpunkte. Bei 68.000 € Speisenumsatz haben in diesem Monat 1.632 € das Lager verlassen, ohne als Umsatz zurückzukommen.

Woher die Lücke kommt

• Schwund: Verderb, Überproduktion, heruntergefallene Teller, Reklamationen
• Zu große Portionen: keine Waage, keine Portionierer, eine großzügige Hand am Freitagabend
• Personalessen und Einladungen, die niemand aufschreibt
• Diebstahl
• Veraltete Rezepturkarten, die den Soll-Wert drücken, ohne dass sich am Verbrauch etwas ändert

Regeln, damit die Zahl stimmt

• Immer zum gleichen Zeitpunkt zählen, zum Beispiel nach Feierabend am letzten Tag des Monats.
• Immer gleich bewerten, etwa zum letzten Einkaufspreis netto.
• Alles zählen, auch die Kühlschubladen an der Linie und vorbereitete Grundrezepte.
• Speisen und Getränke auch hier getrennt halten.
• Monatlich oder wöchentlich rechnen. Die Jahreszahl aus dem Abschluss kommt zu spät, um noch etwas zu ändern.

Wareneinsatz, Personalkosten und Gewinn

Der Wareneinsatz ist der größte Kostenblock, den du Teller für Teller steuern kannst. Er ist aber nur die Hälfte der Zahl, die entscheidet, ob ein Restaurant Geld verdient.

Die andere Hälfte sind die Personalkosten; im Englischen heißt die Summe aus beiden Prime Cost. Der DEHOGA nennt die Größenordnung: „In einem klassischen Restaurant machen die Personal- und Wareneinsatzkosten rund 70 Prozent des Umsatzes aus“, so Hauptgeschäftsführerin Jana Schimke im Interview mit Hogapage. In vielen klassischen Restaurants liegen die Personalkosten laut DEHOGA bei über 40 %, der Wareneinsatz bei über 30 % (Tageskarte, September 2025). Wer beim Personal so hoch liegt, hat beim Wareneinsatz weniger Luft, als die alten Faustregeln annehmen.

Was nach dem Wareneinsatz übrig bleibt, ist der Rohgewinn: bei 28 % Wareneinsatz 72 Cent von jedem Netto-Euro. Alles andere kommt aus diesen 72 Cent:

Nettoumsatz
− Wareneinsatz
= Rohgewinn
− Personalkosten
− Pacht, Energie, Versicherungen, Marketing, Kartengebühren
= Gewinn vor Steuern

Wie viel unten bleibt, zeigt wieder die Richtsatzsammlung: Für Gaststätten liegt der Reingewinn zwischen 8 und 39 % des Umsatzes, im Mittel bei 22 %. Lies das richtig: Das Finanzamt geht davon aus, dass der Inhaber ohne Lohn mitarbeitet. Dein eigenes Einkommen muss also noch aus diesen 22 % kommen. Auf die 68.000 € aus dem Beispiel oben wären 22 % genau 14.960 €, und die Lücke von 2,4 Punkten (1.632 €) frisst gut ein Zehntel davon.

Häufige Fehler

1. Mit Rohgewicht kalkulieren. Ohne Ausbeute sieht alles mit Knochen, Haut, Schale oder Abschnitt billiger aus, als es ist.
2. Den Bruttopreis oder den falschen Steuersatz nehmen. Speisen ÷ 1,07, Getränke ÷ 1,19, seit 2026 jedes Mal. Eine Vorlage aus 2024 rechnet die Küche mit 19 % falsch.
3. Alte Rezepturkarten. Der Lieferant hat erhöht, die Karte nicht. Die Speisekarte verdient eine Marge, die es nicht mehr gibt.
4. Einkauf als Wareneinsatz zählen. Ohne Anfangs- und Endbestand schwankt die Zahl mit deinem Bestellrhythmus, nicht mit dem, was die Küche getan hat.
5. Eine Quote für Küche und Tresen, oder Getränkeumsatz im Nenner der Küchenquote.
6. Kleinzeug vergessen. Grundrezepte, Garnitur, Brotkorb, Dressing extra, To-go-Verpackung.
7. Portionen nach Augenmaß. 20 g Fleisch zu viel pro Teller sieht an der Linie niemand und bei der Inventur jeder.
8. Der Quote hinterherlaufen statt dem Euro. Ein Gericht mit niedriger Quote und kleinem Deckungsbeitrag bezahlt weniger Rechnungen als eines mit höherer Quote und großem.

Wo Platevio hilft, und wo nicht

Ganz klar: Platevio berechnet keinen Wareneinsatz. Es führt kein Lager und keine Inventur, bucht keine Zutaten ab, wenn ein Gericht verkauft wird, legt keine Rezepturkarten an und rechnet keine Margen. Alles in dieser Anleitung machst du in einer Tabelle, auf Papier oder in einer eigenen Kalkulationssoftware.

Platevio ist ein Kassensystem für die Gastronomie, das im Browser läuft: für Bestellungen, Küche, Tische und Rechnungen. Drei Dinge darin unterstützen die Arbeit oben, ohne sie dir abzunehmen:

• Die verkauften Stückzahlen, fertig gezählt. Im Umsatzbericht zeigt der Tab Artikel die Verkäufe je Artikel für Tag, Woche oder Monat, mit Stückzahl und Umsatz. Genau diese Zahlen brauchst du für den Soll-Wareneinsatz: Stückzahl mal Rezepturkosten. Die Rechnung selbst machst du.
• Preise, die schnell geändert sind. Zeigt eine Rezepturkarte, dass ein Gericht nicht mehr passt, ändert jeder mit Berechtigung den Preis in der Speisekarte, vom Handy, Tablet oder Laptop.
• Ein Preis, der an der Bestellung hängt. Der Preis wird beim Bestellen in die Bestellung übernommen. Änderst du einen Preis mitten im Service, ändern sich offene Rechnungen nicht.

Es gibt keine zeitgesteuerten Preise und keine automatischen Aktionen; jede Preisänderung machst du von Hand. Wenn der Rest zu deiner Arbeitsweise passt, ist der Preis von Platevio schnell erklärt: kostenlos, keine Kreditkarte, kein Abo.